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Mal wieder eine kleine Anekdote aus dem Büroalltag, denn, wer kennt das nicht: Auf der Suche nach einem Aktenordner beziehungsweise einem bestimmten Dokument darin, sinken Laune und Motivation meist im gleichem Tempo, in dem die Zeit mit der Suche vergeht. Endlich gefunden, zeigt ein kurzer Blick auf die Uhr, dass das Ganze mal wieder erschreckend lange gedauert hat - und bekanntermaßen, erledigt sich die Arbeit leider nicht von selbst. Einmal mehr wird klar: Die Digitalisierung von Aktenarchiven ist weit mehr, als nur ein technischer Prozess und bietet eine Menge Vorteile. Wir haben uns mal umgehört!

Länge: 1:36''

Autorin: Katharina Adams
Sprecher: Tino Schöning

Manuskript

|Anmoderationsvorschlag 1:|
Also, jetzt mal ehrlich: In Zeiten von Smartphone-Apps, KI-Chatbots und Virtual Reality, wirkt allein der Ausdruck ‚Aktenordner‘ doch irgendwie antiquiert. Und dennoch prägen sie noch immer unseren Büroalltag. Aktenordner füllen Regale und nehmen mitunter ganze Räume ein. Dabei ist ihr Inhalt weit mehr als bloß Papier - im Gegenteil: Er bildet das Fundament jeden Betriebs und ist unverzichtbar. Doch gibt es in Zeiten digitaler Möglichkeiten deutlich effizientere Wege, Dokumente sicher aufzubewahren und die in ihnen schlummernden Informationen nutzbar zu machen. Mein Kollege Tino Schöning mal nachgefragt:

|Anmoderationsvorschlag 2:|
Mal wieder eine kleine Anekdote aus dem Büroalltag, denn, wer kennt das nicht: Auf der Suche nach einem Aktenordner beziehungsweise einem bestimmten Dokument darin, sinken Laune und Motivation meist im gleichem Tempo, in dem die Zeit mit der Suche vergeht. Endlich gefunden, zeigt ein kurzer Blick auf die Uhr, dass das Ganze mal wieder erschreckend lange gedauert hat - und bekanntermaßen, erledigt sich die Arbeit leider nicht von selbst. Einmal mehr wird klar: Die Digitalisierung von Aktenarchiven ist weit mehr, als nur ein technischer Prozess und bietet eine Menge Vorteile. Mein Kollege Tino Schöning hat sich mal umgehört:

|Sprecher:|
Die moderne Unternehmenswelt erfordert flexible und sichere Zugriffsmöglichkeiten auf Archivinformationen, weiß Sandra Kettenring, Digitalisierungsexpertin der KYOCERA-Gruppe:

|O-Ton Sandra Kettenring, Digitalisierungsexpertin der KYOCERA-Gruppe:| 0:12“
In vielen Unternehmen und Behörden lagern in Aktenordnern riesige Mengen an Unterlagen, Belegen und Aufzeichnungen in Papierform. Und das kostet nicht nur viel Platz, sondern vor allem auch Geld und Zeit der Mitarbeitenden.

|Sprecher:|
Und die ist wertvoll:

|O-Ton Sandra Kettenring, Digitalisierungsexpertin der KYOCERA-Gruppe:| 0:21“
Wenn Informationen nicht schnell verfügbar sind, dann verzögern sich wichtige Entscheidungen und das kostet halt Arbeitszeit. Zudem verlangt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht eine sichere und nachvollziehbare Archivierung geschäftlicher Unterlagen. Daher ist der erste entscheidende Schritt, um Informationen effizient, rechtssicher und intelligent nutzen zu können, die Digitalisierung von Papierarchiven.

|Sprecher:|
Das kann von einem erfahrenen Partner übernommen werden:

|O-Ton Sandra Kettenring, Digitalisierungsexpertin der KYOCERA-Gruppe:| 0:41“
Wir von KYOCERA unterstützen Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Bei unseren professionellen Scan-Services übernehmen wir mit unserem Tochterunternehmen ALOS alle Schritte: Abholung der Unterlagen, die Aufbereitung, hochwertige Digitalisierung und die Anreicherung mit Informationen, um diese an Drittsysteme zu übergeben. Die Informationen stellen wir dann im kundenspezifischen KYOCERA Cloud-Archiv zur Verfügung oder übergeben sie ins Wunschsystem des Kunden. So entsteht ein durchsuchbares, digitales Archiv, das sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe einfügt. Zudem bereiten wir die Daten so auf, dass sie für das Training von KI-Lösungen nutzbar sind – ein wichtiger Schritt in Richtung zukunftsrelevanter Technologien.

|Sprecher:|
Mehr Infos gibt es auch unter kyoceradocumentsolutions.de.